Evite prejuízos nas locações e pretação de serviços com a gestão eficiente de contratos

Os negócios que lidam com locações de equipamentos ou prestação de serviços por período enfrentam desafios críticos para manter a operação organizada, rentável e em conformidade com o que foi contratado.  

Afinal, o controle inadequado de prazos, recursos, entregas e faturamento leva a prejuízos silenciosos e retrabalho constante. 

Nesse cenário, as empresas que ainda dependem de planilhas, anotações manuais ou softwares genéricos na rotina operacional, estão mais vulneráveis a erros, atrasos e perda de contratos.  

A boa notícia é que esses gargalos podem ser resolvidos com a adoção de um sistema de gestão de contratos robusto, que centraliza processos, automatiza tarefas e fornece dados confiáveis para decisões mais estratégicas. 

Neste artigo, você vai entender como funciona esse tipo de solução e por que o erp4me é a ferramenta ideal para elevar o nível da sua operação. 

O que é a gestão de contratos e o que faz um sistema especializado para nessa atividade? 

A gestão de contratos é o conjunto de práticas que garante o acompanhamento de tudo o que foi acordado entre sua empresa e o cliente: prazos, valores, entregas, renovações, devoluções e obrigações de cada parte. 

Nesse contexto, um sistema ou software para gestão de contratos é uma plataforma que permite controlar de forma integrada todas as etapas que envolvem esses tipos de documentos, desde a criação à renovação ou encerramento.  

Com um sistema específico, é possível: 

• Criar contratos com base em modelos personalizados; 

• Acompanhar prazos e renovações com alertas automáticos; 

• Registrar execuções, entregas, devoluções e recursos utilizados; 

• Gerar relatórios financeiros e operacionais com precisão. 

Esse controle ativo evita falhas manuais, garante conformidade contratual e traz mais segurança na hora de cobrar pelos serviços ou locações realizados. 

Quais são os principais gargalos que um sistema de gestão contratual resolve? 

Quando a gestão de contratos é feita manualmente, alguns problemas se repetem e acabam custando caro.  

Abaixo, veja as dificuldades mais comuns enfrentadas por empresas que trabalham com locações ou prestação de serviços por prazo e como um sistema especializado pode resolver cada um deles: 

• Prazos esquecidos: devoluções atrasadas, renovações não acionadas e contratos expirados sem aviso são erros comuns quando o controle depende de anotações ou planilhas. Um sistema evita perdas ao notificar sobre datas críticas com antecedência. 

• Cobranças erradas ou incompletas: sem acompanhamento detalhado da execução, o faturamento tende a ser falho. E o risco de prejuízo aumenta. Uma boa plataforma registra entregas parciais e calcula valores proporcionais com base no período e escopo contratados. 

• Indisponibilidade de recursos: a ausência de controle em tempo real da disponibilidade de equipamentos ou equipes gera conflitos operacionais. O controle sistemático mostra o status atualizado de cada item ou serviço; 

• Falta de visão geral da operação: sem relatórios consolidados, os gestores tomam decisões no escuro. Um sistema de gestão de contratos conta com dashboards atualizados, o que facilita a visualização de contratos ativos, faturamento, inadimplência e desempenho por período. 

Com esses pontos sob controle, a operação se torna mais profissional, previsível e lucrativa. 

Quando é hora de abandonar as planilhas? 

Planilhas funcionam no começo, mas têm um limite. À medida que os contratos aumentam, o risco de erro também cresce. 

Confira alguns sinais de que a sua empresa já precisa de um sistema: 

• Mais de 10 contratos ativos simultaneamente;
• Perda de prazos e renovações não programadas;
• Dificuldade para saber o que foi faturado ou entregue;
• Crescente volume de erros e retrabalhos operacionais. 

Se você identificou pelo menos dois desses sintomas, é hora de profissionalizar a operação. 

O que um sistema ideal de gestão de contratos para locações ou serviços precisa ter? 

Como abordado, a gestão manual de contratos limita o crescimento, aumenta os riscos e consome tempo com tarefas repetitivas. Por isso, um software de gestão documental ideal precisa cobrir esses pontos entre as suas funcionalidades e ainda oferecer flexibilidade, controle financeiro e integração entre áreas. 

O erp4me é um sistema especializado para empresas que operam com contratos online, locação de equipamentos ou serviços por tempo determinado.  

Ele centraliza todas as informações em uma única plataforma, conectando áreas, eliminando controles paralelos e garantindo visibilidade total da operação. 

Nesse contexto, é possível destacar como principal funcionalidade: a gestão de contratos e locação.  

Esse recurso permite administrar com precisão prazos de vigência, renovações automáticas e condições específicas para cada cliente. O sistema adapta contratos de forma dinâmica, acompanhando a demanda e oferecendo mais flexibilidade nas negociações. 

Além disso, o erp4me oferece recursos avançados como: 

• Automatização de processos administrativos: emissão de boletos, cobranças automáticas, controle de inadimplência e rematrículas. Tudo de forma integrada, otimizando a rotina e reduzindo o trabalho manual; 

• Controle financeiro e orçamentário: da elaboração de orçamentos à conciliação de pagamentos e análise de custos, margens e rentabilidade por projeto; 

• CRM completo: controle de leads, propostas comerciais, histórico de interações e oportunidades de venda, com acompanhamento completo do ciclo de relacionamento com o cliente; 

• Gestão de propriedades e máquinas: ideal para quem atua com ativos fixos como máquinas, imóveis ou equipamentos. Permite acompanhar manutenções preventivas e custos operacionais com precisão; 

• Relatórios e KPIs personalizados: dashboards com indicadores sobre utilização de recursos, produtividade e rentabilidade, facilitando decisões mais rápidas e baseadas em dados reais; 

• Automatização de faturamento e cobrança: geração de faturas conforme os serviços prestados ou equipamentos locados, com valores ajustados automaticamente conforme os aditivos e prazos contratuais; 

• Gestão de ordens de serviço: digitalize processos, registre uso de peças, tempo de execução e mantenha dados organizados para controle de produtividade e rastreabilidade. 

Tudo isso com acesso facilitado via computador, tablet ou celular, permitindo que você gerencie contratos, vendas e atendimento em um ambiente 100% digital. 

Por que investir em um sistema de gestão de contratos agora? 

A gestão manual de contratos limita o crescimento do negócio, aumenta os riscos e exige esforço constante para evitar falhas.  

Ter um sistema de gestão documental, reduz drasticamente esses riscos ao padronizar processos, automatizar atividades e gerar dados confiáveis para análise. 

Se você quer transformar a forma como sua empresa lida com contratos, especialmente em operações de locação ou prestação de serviços, esse é o momento certo. 

Fale com um especialista da Alterdata e descubra como o erp4me pode gerar mais controle, eficiência e lucro para o seu negócio.